Algemene voorwaarden – exposanten
Dit zijn de Algemene Voorwaarden van de beurs “De Dood Leeft!” (“de beurs”) die zal doorgaan op 7 en 8 oktober 2023. Dit is een organisatie van Veerle Vanassche, onderneming van natuurlijk persoon met als handelsnaam VertRouw (Filovest) (hierna: de “Organisator”).
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op de contractuele en precontractuele relaties tussen de Organisator en de Exposant, zijnde de onderneming (natuurlijk of rechtspersoon) die wenst deel te nemen aan de Beurs en door de Organisator wordt aanvaard om deel te nemen.
De Exposant doet uitdrukkelijk afstand van zijn eigen algemene voorwaarden en aanvaard gebonden te zijn door deze Algemene Voorwaarden in het kader van zijn deelname aan de Beurs.
1. ALGEMENE INFORMATIE
Beurs: De Dood Leeft!
Datum: 7 en 8 oktober 2023
Openingsuren: 07/10/2023: 10u00-18u00
08/10/2023: 10u00-18u00
Locatie: Hoeve De Vleug, Willebroek
2. BEURSDAGEN
Op de beursdagen zelf wordt de hoofdingang (iedere dag ) 1,5 uur voor aanvang van de effectieve beurs geopend voor de standhouders zelf, teneinde de dagelijkse voorbereidingen te kunnen treffen.
3. OPBOUW
De opbouw is voorzien op vrijdag 6 oktober tussen 09u00 en 18u00. Er worden specifieke tijdslots voorzien per exposant. Deze timings en richtlijnen dienen door de exposant te worden gerespecteerd. De organisator verbindt zich ertoe deze uiterlijk 30 dagen voor aanvang van de beurs te communiceren.
4. AFBOUW
De afbouw is voorzien op zondag 8 oktober vanaf 18u30 (aansluitend op de beurs) In geen geval mag met de opruiming van de standen begonnen worden voor zondag 8 oktober 2023 – 18u00.
Wij raden iedereen aan om waardevolle voorwerpen van de stand te verwijderen wanneer deze onbemand is, gezien de organisatie niet verantwoordelijk kan worden gehouden voor verlies, diefstal of beschadiging.
Alle standen en/of materialen dienen uit de locatie verwijderd te zijn uiterlijk op zondag 8 oktober om 20u30.
Elke standhouder dient zijn afval/resten mee naar huis te nemen. De organisator is niet verantwoordelijk voor achtergelaten materialen en / of gebeurlijke beschadigingen hieraan. Alle beschadigingen aan de locatie, veroorzaakt door standhouders, zowel voor, tijdens als na de beurs zullen worden hersteld op kosten van de verantwoordelijke standhouder.
Elke standhouder die klaar is met het ontruimen van zijn stand, moet zich melden bij de organisator, teneinde de locatie waar zijn stand zich bevond, tegensprekelijk te laten controleren door de organisatie en te laten goedkeuren.
Indien de standhouder dit nalaat, zal hij verantwoordelijk gehouden voor de kost tot verwijdering van eventueel afval hetwelk later op de locatie van zijn stand zou worden aangetroffen alsook voor eventuele schade aan de locatie en aanhorigheden t.h.v. zijn stand.
Tevens zal de organisator alle materialen welke zich na 8/10/2023 om 21u30 nog op de terreinen van de locatie mochten bevinden, mogen verwijderen, en dit op kosten van de betrokken standhouder. De standhouders welke hebben nagelaten de staat van hun stand tegensprekelijk te laten vaststellen zoals voormeld, verklaren zich thans reeds akkoord met het feit dat de staat van hun (voormalige) stand, en / of de aanwezigheid van materialen / afval, dan wel beschadigingen van de locatie aldaar, door de organisator mag worden aangetoond middels digitale foto’s, waarbij zij erkennen dat deze lastens hen tegenstelbaar zijn, voor de begroting van de schade en / of kosten.
5. BEREIKBAARHEID BEURSORGANISATOR
Voorafgaand aan de beurs is de organisator bereikbaar via telefoon of via e-mail. Er wordt steeds met respect omgegaan met de organisator. Zij heeft het recht te reageren op deze vraag, maar hoeft dit niet binnen de 24u te doen.
Minstens 7 dagen voorafgaand aan de beurs zal de organisator contactgegevens doorgeven van de personen die gecontacteerd kunnen worden in geval van problemen of vragen.
6. STANDRESERVATIES / INSCHRIJVING
Teneinde de kwaliteit van de Beurs te kunnen waarborgen behoudt de Organisator zich het recht voor om een selectie te maken van de Exposanten die wensen deel te nemen aan de Beurs. De criteria die daarbij zullen gehanteerd worden zijn de volgende: enkel exposanten die goederen of diensten aanbieden gelieerd aan de rouwsector, gelimiteerd aantal Exposanten die dezelfde producten of diensten aanbieden en met een voldoende kwalitatief aanbod.
Na aanvaarding door de Organisator van de deelname door de Exposant, stuurt de Organisator een factuur aan de Exposant. Pas na betaling van deze factuur conform de afspraken is de deelname van de Exposant definitief.
Alle bestellingen / inschrijvingen voor de De Dood Leeft! lopen volledig digitaal via de online bestelmodule. Deze link wordt u – na bevestiging van de organisator van uw deelname – toegestuurd.
U kiest een standformule die voor u definitief wordt gereserveerd.
Vanaf 1 augustus is het eveneens mogelijk om extra materialen te bestellen (meubilair, stroom, e.a.) De organisator zal u hierover informeren. Alsook zal een deadline worden gecommuniceerd waarop de bestellingen moeten worden doorgegeven. Na deze datum zal bekeken worden of de extra materialen nog beschikbaar zijn. Een toeslag zal worden doorgerekend van 30%.
De omschrijving van de verschillende standen en de kostprijs staan gedetailleerd vermeld op de informatiebrochure die u hierbij verklaart te hebben ontvangen. Er wordt één formulekeuze gemaakt per standhouder:
- Hartelijk formule – 3m²
- Warme formule – 6m²
- Liefdevolle formule – 10m²
- Bijzondere formule (enkel voor vzw’s) – onbemand (sokkel)
7. WIJZIGING EN ANNULERING
Indien en voor zover de Organisator de Beurs dient te annuleren om gelijk welke reden, verbindt de Organisator zich ertoe om de reeds uitgeschreven facturen te crediteren, zonder dat de Exposant aanspraak kan maken op een andere of bijkomende (schade)vergoeding wegens annulatie van de Beurs.
De Organisator behoudt zich het recht voor om in geval van overmacht de data en tijden van de Beurs te wijzigen zonder dat in die gevallen Exposanten, aanspraak kunnen maken op vergoeding van schade, in welke vorm of uit welke oorzaak ook ontstaan. Wijzigingen van data en tijden geven de Exposanten niet het recht hun inschrijving te annuleren.
De Exposant kan zijn deelname kosteloos annuleren tot uiterlijk 30 september 2022. Bij annulatie na deze datum is de Exposant 100% van het bedrag voor deelname verschuldigd aan de Organisator.
8. PRIJZEN EN BETALINGEN
De prijs voor deelname aan de beurs door een Exposant is afhankelijk van de grootte van de stand en is op aanvraag beschikbaar.
Inbegrepen hierin is: (i) één standplaats op de Beurs, (ii) standaard tafel en stoel, opname in de plattegrond en deelnemerslijst van de Beurs; (iii) toegang tot de Beurs voor de Exposant gedurende de volledige duur van de Beurs voor max. 1 persoon. (iv) Max. 1 extra persoon mogelijk op de stand zelf, mits goedkeuring van organisator voorafgaand. (v) Alle andere extra personen zijn betalend.
Na aanvaarding van de deelname door de Exposant aan de Beurs, zal de Organisator aan de Exposant een factuur bezorgen. Pas na betaling van deze factuur is de deelname van de Exposant aan de Beurs definitief.
Al onze facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum.
Niet betaling van de factuur op de vervaltermijn, geeft de Organisator van rechtswege en zonder ingebrekestelling, recht op een interest van 1% per begonnen maand. De buitengerechtelijke kosten worden vastgesteld op 15% met een minimum van 70,00 EUR. Indien de Organisator echter hogere incasso-kosten heeft gemaakt die redelijkerwijs noodzakelijk waren, komen de werkelijke gemaakte kosten voor vergoeding in aanmerking.
Bovendien behoudt de Organisator zich in dat geval het recht voor om de deelname door de Exposant aan de Beurs te annuleren, zonder dat de Exposant aanspraak kan maken op terugbetaling.
Alle prijzen zijn exclusief BTW. Deze zal bijkomend worden gefactureerd. Ter informatie: de BTW bedraagt in 21% op de hieronder vermelde prijzen, en 6% op de toegangsbewijzen. Voor buitenlandse BTW-plichtige standhouders is de BTW enkel verschuldigd op de toegangsbewijzen.
9. AFSPRAKEN
- De Organisator zal de standplaats voor elke Exposant toewijzen, rekening houdend met de grootte van de stand, het type diensten of producten die de Exposant aanbiedt alsook de voorkeur van de Exposant. De voorkeur van de Exposant doet evenwel geen recht ontstaan voor de Exposant op een bepaalde standplaats. Bovendien behoudt de Organisator zich het recht voor om indien noodzakelijk voor de kwaliteit van de Beurs, de standplaatsen aan te passen.
- Het is niet toegelaten om eigen drank of catering mee te brengen en/of te verkopen;
- Het is niet toegelaten om de toegangstickets voor de Beurs door te verkopen aan een hogere prijs dan de door de Organisator vastgestelde prijs;
- Het is niet toegelaten om voor wat betreft de aankleding van de stand gebruik te maken van eigen meubilair (tenzij met toestemming van organisator)
- Het voorstel voor de invulling en aankleding van de stand, alsook het meubilair dat de Exposant nodig heeft, wordt uiterlijk 30 dagen voor aanvang van de beurs aan de Organisatie meegedeeld. De Organisator behoudt zich het recht voor om opmerkingen te formuleren op het voorstel van invulling en aankleding teneinde de kwaliteit van de Beurs te handhaven. De Exposant verbindt zich ertoe zich te zullen schikken naar alle redelijke aanpassingen aan de invulling of aankleding die de Organisator vraagt.
10. GEBRUIK FOTO- EN BEELDMATERIAAL
In aanloop naar de beurs zal in het communicatietraject fotomateriaal worden gebruikt. Dit materiaal wordt door elke standhouder aangeleverd en “goedgekeurd”. Zij verklaren hierbij dat deze beelden vrij zijn van auteursrechten. Eventuele inbreuken en/of schadevergoedingen kunnen niet verhaald worden op de organisator.
Tijdens en na de beursdagen zal er beeldmateriaal worden genomen (film, foto).
Deze dienen als marketingmateriaal in het kader van De Dood Leeft! En zullen door de organisator vrij gebruikt worden. De standhouder verklaart hierbij zijn akkoord dat foto’s en beelden gebruikt mogen worden, op online en offline communicatietools.
11. INRICHTING – VEILIGHEID
a. De Exposant verbindt zich ertoe om alle redelijke richtlijnen van de Organisator te volgen die verband houden met veiligheid en hygiëne.
b. De Organisator behoudt zich het recht voor alle installaties of materialen die de algemene inrichting van de beurs, de naburige exposanten of het publiek zouden kunnen schaden of hinderen, weg te halen of te wijzigen dan wel daartoe opdracht te geven aan de Exposant. De Exposant dient direct uitvoering te geven aan de opdracht tot wijziging van de standplaats door de Organisator.
c. De Exposant zal geen materiaal en/of constructies aanbrengen die ontplofbaar of ontvlambaar zijn of die de bezoekers kunnen hinderen. De Exposant is bovendien als enige verantwoordelijk voor elk ongeval dat zich kan voordoen naar aanleiding van de demonstraties van producten of diensten die hij aanbiedt.
d. De Exposant verbindt zich ertoe alle door de Organisator aangeleverde Beursmaterialen met de nodige zorg en voorzichtigheid te behandelen. Eventuele schade zal op de Exposant worden verhaald.
e. De Exposant is aansprakelijk voor alle directe en indirecte schade van welke aard ook, die veroorzaakt zou worden door toedoen of nalatigheid van hemzelf, zijn personeel of zijn aangestelden. De Exposant vrijwaart de Organisator voor alle aanspraken, die anderen in verband met een en ander tegen de Organisator zouden kunnen doen gelden.
f. De aansprakelijkheid van de Organisator ten opzichte van de Exposant, zijn personeel en aangestelden is beperkt tot de gevallen van opzet of grove fout en heeft enkel betrekking op directe schade tot een maximaal het door de Exposant betaalde bedrag voor deelname aan de Beurs.
g. Standhouders en organisatie komen overeen dat de communicatie die via het internet verloopt gelijkwaardig is aan deze via geschreven documenten.
h. Het huisreglement van de eigenaar van het pand is volledig van toepassing op de afgesloten overeenkomsten, voor zover daar niet uitdrukkelijk van wordt afgeweken in de onderhavige Algemene Voorwaarden.
i. Derden kunnen uit deze bepalingen geen rechten putten.
j. De organisatie handelt en contracteert rechtstreeks met de standhouders en met de standhouders alleen.
k. Door het invullen en ondertekenen van de deelnemingsaanvraag verklaart de (kandidaat-) standhouder uitdrukkelijk dat iedere contractuele relatie ontstaan tussen hem en de organisator met betrekking tot de beurs beheerst zal worden door zowel de standhoudersovereenkomst alsmede onderhavige Algemene Voorwaarden, evenals de bepalingen van alle bijlagen waarnaar in één van beide voormelde documenten wordt verwezen.
l. Door het invullen en ondertekenen van de deelnemingsaanvraag verklaart de (kandidaat-) standhouder zich tevens akkoord met het huisreglement van de eigenaar van het pand, waarin de beurs doorgaat, en verbindt hij er zich toe zulks na te leven.
m. De standhoudersovereenkomst evenals de circulaires die in uitvoering hiervan op een later tijdstip aan de standhouders zullen worden toegezonden, maken integraal en onlosmakelijk deel uit van deze Algemene Voorwaarden en de verbintenissen tussen partijen.
Er kan niet worden afgeweken van deze Algemene Voorwaarden, behoudens een voorafgaand, schriftelijk akkoord tussen de organisator en de standhouder.
12. ANNULATIE BEURS DOOR ORGANISATOR
a. In geval van dwingende noodzaak behoudt de organisatie zich het recht voor de beurs af te lassen of uit te stellen of de duur van het beurs in te korten zonder dat een dergelijke beslissing aan de ingeschreven deelnemers het recht geeft om hun inschrijving in te trekken of een schadevergoeding te eisen, dit zelfs na de schriftelijke bevestiging van de toekenning van de oppervlakte van de standruimte.
b. In geval “De Dood Leeft!” wordt afgelast, kunnen de standhouders slechts aanspraak maken op de terugbetaling van huurgelden en vergoedingen die door hen reeds werden gestort en geen reden van bestaan meer hebben, na aftrek van de kosten die door de organisatie in het algemeen belang werden aangegaan en die worden berekend in functie van de waarde van de door de standhouders aangevraagde of aan hen toegewezen oppervlakten.
13. TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANK
Op de rechtsverhouding tussen de Organisator en de Exposant is het Belgische recht van toepassing.
In geval van geschillen tussen de Organisator en Exposant zullen zij trachten om een minnelijke oplossing te vinden. Indien een minnelijke oplossing niet mogelijk is, zijn de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen, Afdeling Antwerpen.
Indien u vragen heeft, aarzel dan niet om ons te contacteren.
Voor vragen kan u terecht bij de organisator:
VertRouw
Veerle Vanassche
Matenstraat 10
2630 Aartselaar
BE0789.515.761
Contact: veerle@dedoodleeft.be – 0477/07.98.89